Si te paras a pensarlo, el veinte por ciento es una cifra mágica:
El 20% de tus clientes suelen ser el 80% de tus ingresos. El 20% de tus tweets significan el 80% de tu tráfico. El 20% de tus esfuerzos resultan en el 80% de tus éxitos. Esto es el principio de Pareto. Nada nuevo por el momento en el post. Ahora viene lo bueno: ¿Has pensado alguna vez en todo lo qué podrías hacer si aumentaras tu productividad un 20%?
AL principio de mi vida profesional, tuve la oportunidad de experimentar y aplicar métodos de optimización del tiempo. Se podría decir que logré ese 20% extra de productividad y que me permitió hacer un 80% más de cosas, entre ellas, una muy importante: la “conciliación”.
Por cierto, en las siguientes lineas vais a encontrar mis propios métodos. Probablemente solo me sirvan a mí, pero es vuestra misión descubrirlo. Os los comparto:
Lo más importante, la planificación del tiempo. El día se dividía en bloques de tiempo. Concretamente bloques de tiempo de treinta minutos. Los primeros treinta minutos del día los dedicaba a planificar qué haría en cada uno de los bloques siguientes. Haceos una idea de que de esta forma, cada día de trabajo de ocho horas tiene dieciséis bloques. ¡Eso es un montón de tareas!
Concentración y descanso. Antes no he dicho que, tras cada 4 bloques de treinta minutos, había un bloque de descanso (al final, unos 3 descansos en total a lo largo del día). He leído en algún blog que es mejor hacer descansos más cortos cada menos tiempo como en el método Pommodoro, pero a mi me iba bien así. Lo dedicaba a tomar un café, a responder correos electrónicos y a mantener conversaciones cortas por teléfono (por ejemplo, devolviendo las llamadas perdidas acumuladas).
Reuniones con tiempos controlados. Las reuniones podían abarcar un máximo de dos bloques de tiempo, es decir, una hora. Nunca he entendido que las reuniones dediquen media hora a hablar del tiempo y otra media hora a despedirse. Os preguntaréis cómo lograr esto: planificar los temas a tratar, incluyendo los tiempos a dedicar a cada uno, y pasárselos a la contraparte el día anterior. Si eso no funciona, os recomiendo siempre «ir con prisas porque otro cliente os ha citado justo media hora después en el otro extremo de la ciudad» ;-).
Motivación constante. Parece una tontería, pero mantener un ritmo constante de trabajo requiere de dosis de motivación también constantes. Mi principal motivación era ir tachando las tareas pendientes de un cuaderno. De hecho, al final del día me gustaba revisar el cuaderno y ver que todas las tareas estaban tachadas.
No a las interrupciones. Durante la hora de trabajo no se cogía el teléfono ni se respondía el e-mail: la mayor parte pueden esperar un par de horas. Como ya os he dicho antes, dedicaba la media hora de descanso a devolver las llamadas perdidas o responder correos. En la época previa a la «tarifa plana» esto suponía un coste adicional, pero de veras que merecía la pena.
Empíricamente he comprobado que las mañanas son más productivas que las tardes. Por eso arrancaba (ahora con los niños es más complicado) a las 08:30 y nunca como antes de las 14:00. Así se alarga la mañana y se queda la tarde libre (profesionalmente hablando). No es horario europeo, pero a mi me funciona.
La comida se puede «solucionar» en media hora. Así es como se hace en otros países y así lo aprendí yo. Tened en cuenta que la comida diaria no es un evento social, es un momento de descanso y de «repostaje». Con media hora se puede comer algo ligero para que las tardes no sean una lucha contra el sueño.
Espero que alguno de estos consejos os sean de utilidad y, por supuesto, tenéis el espacio de comentarios para contarme los vuestros.
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